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Die partizipative Entwicklung des Kultur-Copiloten
für die Angebote der Kulturellen Bildung in Pforzheim
Ausgangslage und Herausforderung
Die Abteilung Kulturelle Bildung beim Kulturamt Pforzheim erstellt und koordiniert die pädagogischen Angebote für fünf städtische Museen sowie die Stadtpädagogik und das Stadtlabor mit jährlich rund 700 Veranstaltungen. Die Angebote richten sich vorwiegend an Kitas und Schulen, um möglichst vielen Kindern kulturelle Teilhabe zu ermöglichen. Die Koordination dieser Termine stellte bislang eine enorme zeitliche und organisatorische Herausforderung dar.
Das Ziel war es, den aufwendigen und oft mehrere Wochen dauernden Prozess der Terminfindung und Terminkoordination deutlich effizienter zu gestalten. Zudem sollte die Qualität der Bildungsangebote durch eine Entlastung der Verwaltungsmitarbeitenden erhöht werden.
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Anne Bartelt
Koordinatorin der Kulturellen Bildung, Kulturamt Pforzheim
Partizipative Entwicklung des Kultur-Copiloten
In einem partizipativen Design-Thinking-Prozess wurde gemeinsam mit dem Kulturamt Pforzheim der Kultur-Copilot entwickelt. Die Entwicklung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit allen Beteiligten, darunter Verwaltungsmitarbeitende, freien Mitarbeitende sowie buchende Institutionen (v.a. Lehrkräfte und Erzieher:innen). Dadurch entstand ein Tool, das exakt auf die realen Bedürfnisse im Museumsalltag zugeschnitten ist.
Der Kultur-Copilot besteht aus zwei Bereichen:
Buchungsplattform: Über diese können Lehrkräfte und Erzieher:innen einfach und direkt museumspädagogische Veranstaltungen buchen, ähnlich wie in einem Online-Shop.
Verwaltungssystem: Dieses steuert automatisch die Koordination der Termine, Vertragsabwicklung, Raumplanung und Finanzen.
Beschleunigte Prozesse und neue Freiräume
Durch den Einsatz des Kultur-Copiloten wurde der mehrwöchige Koordinationsprozess auf maximal 48 Stunden verkürzt. Die Arbeitsbelastung der beiden hauptamtlichen Mitarbeitenden des Kulturamts sank dadurch um rund 70%, sodass ihre Ressourcen wieder verstärkt in konzeptionelle Arbeit und die Weiterentwicklung innovativer Formate Kultureller Bildung investieren können.
Die modulare Struktur des Kultur-Copiloten erlaubt zudem, jederzeit Anpassungen vorzunehmen und Inhalte flexibel zu verändern. Die Analyse-Werkzeuge liefern außerdem automatisch aufbereitete Daten, z.B. zur Zielgruppenaffinität bestimmter Programme oder zur zeitlichen Auslastung, und ermöglichen so datengestützte Entscheidungen zur strategischen Weiterentwicklung des Angebots der Kulturellen Bildung.
Theresa Heyer
Beauftragte für kulturelle Bildung, Kulturamt Pforzheim
