Design Thinking Prozess zur Entwicklung eines intelligenten Buchungssystems für die Angebote Kultureller Bildung in den städtischen Museen Pforzheims

Ausgangslage
Das Kulturamt koordiniert zentral die pädagogischen Angebote an fünf städtischen Museen mit jährlich rund 700 Veranstaltungen. Die Angebote richten sich vorwiegend an Kitas und Schulen, um möglichst vielen Kindern kulturelle Teilhabe zu ermöglichen. Die Koordination dieser Termine stellte bislang eine enorme zeitliche und organisatorische Herausforderung dar.

Herausforderung
Das Ziel war es, den aufwendigen und oft mehrere Wochen dauernden Prozess der Terminfindung und -koordination deutlich effizienter zu gestalten. Zudem sollte die Qualität der Bildungsangebote durch eine Entlastung der Verwaltungsmitarbeitenden erhöht werden.

Lösung: Der Kultur-Copilot
In einem partizipativen Design-Thinking-Prozess wurde gemeinsam mit dem Kulturamt Pforzheim der Kultur-Copilot entwickelt. Die Entwicklung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit allen Beteiligten, darunter Verwaltungsmitarbeitende, freien Mitarbeitende sowie buchende Institutionen (v.a. Lehrkräfte und Erzieher:innen). Dadurch entstand ein Tool, das exakt auf die realen Bedürfnisse im Museumsalltag zugeschnitten ist.

Der Kultur-Copilot besteht aus zwei Bereichen:

• Buchungsplattform: Über diese können Lehrkräfte und Erzieher:innen einfach und direkt museumspädagogische Veranstaltungen buchen, ähnlich wie in einem Online-Shop.

• Verwaltungssystem: Dieses steuert automatisch die Koordination der Termine, Vertragsabwicklung, Raumplanung und Finanzen.

Ergebnisse und Mehrwert
Durch den Einsatz des Kultur-Copiloten wurde der mehrwöchige Koordinationsprozess auf maximal 48 Stunden verkürzt. Die Arbeitsbelastung der beiden hauptamtlichen Mitarbeitenden des Kulturamts sank dadurch um rund 80%, sodass ihre Ressourcen wieder verstärkt in konzeptionelle Arbeit und die  Weiterentwicklung innovativer Formate Kultureller Bildung investieren können.

Die modulare Struktur des Kultur-Copiloten erlaubt zudem, jederzeit Anpassungen vorzunehmen und Inhalte flexibel zu verändern. Die Analyse-Werkzeuge liefern außerdem automatisch aufbereitete Daten, z.B. zur Zielgruppenaffinität bestimmter Programme oder zur zeitlichen Auslastung, und ermöglichen so datengestützte Entscheidungen zur strategischen Weiterentwicklung des Angebots der Kulturellen Bildung.

Potenziale und Zukunft
Der erfolgreiche Einsatz des Kultur-Copiloten bei den Museen Pforzheim zeigt beispielhaft, wie agile und partizipative Digitalisierungsprozesse zu effektiven Lösungen für Kultureinrichtungen führt. Die Technologie und das Vorgehen sind auf andere Einrichtungen leicht übertragbar.